Gestion de son temps

1. La fameuse to-do-list

Dresser une liste de choses à faire peut ne pas sembler être une technique révolutionnaire, mais c’est l’un des moyens les plus puissants pour devenir plus productif.  Le fait d’avoir une liste va t’aider à bien rester concentré sur ton travail. Celle-ci t’indiquera effectivement ce que tu dois accomplir – toutes les tâches qui sont en dehors de cette liste sont secondaires – et si ton esprit vagabonde, un rapide coup d’œil à ta liste te rappelle ce que tu dois faire.

 Afin de rédiger au mieux ta to-do-list, prend en compte ces 3 étapes :

• Priorités : commence par définir tes priorités dans tes tâches à accomplir.
• Sois précis : en effet, au plus tu seras précis dans les tâches à accomplir au plus tu sauras rester fixé sur l’objectif.
• Catégorise : place les tâches dans différentes catégories comme par exemple celles qui te demandent plus de réflexion, les tâches plus rapides,etc. Grâce à cela tu pourras organiser ton planning afin de savoir à quel moment de la journée les tâches pourront être le mieux réalisées en fonction de ton rythme de travail. 

Pour t’aider, tu trouveras de nombreuses applications sur internet afin de créer ta liste comme par exemple : Google Task, Trello, monday, momentum (extension chrome) 

2. Sois concentré : évite toutes distractions

Les distractions sont partout et ne nous rendent pas les choses faciles ; entre le téléphone, Facebook, Instagram … Il est très compliqué de rester concentré. Étant donné qu’il faut environ 23 minutes pour se recentrer après une interruption, le coût productif de nos distractions quotidiennes s’accumule rapidement. Il est donc très important que tu identifies très rapidement tes sources de distractions afin de les contrer.  Afin de t’aider, coupe l’ensemble des notifications de tes applications pour ne pas être dérangé lors de ton travail. 

Pour t’aider, différentes applications sont disponibles : StayFocused, Timely, momentum…

3. Les priorités : classification

Si la rédaction d’une liste de tâches est la première étape vers une meilleure gestion du temps, la hiérarchisation de tes tâches est primordiale. Elle te permettra d’aménager les activités de ta journée par ordre d’importance, en veillant à ce que les tâches qui comptent le plus soient traitées en premier. Lorsque tu classes tes tâches, veille à toujours donner la priorité à ce qui est le plus important pour toi.

On ne saurait trop insister sur l’utilité de la hiérarchisation : sans elle, nous finissons souvent par nous concentrer sur des tâches urgentes mais pas vraiment importantes, simplement parce qu’une échéance se rapproche. L’établissement de priorités est ta meilleure défense contre l’attrait des tâches urgentes mais insignifiantes.

Avant toute chose, il est important de bien comprendre cette matrice: 

• A faire en priorité: sont les tâches importantes pour ta vie et ta carrière et doivent être accomplies aujourd’hui ou demain au plus tard.
  Un exemple de ce type de tâche pourrait être d’examiner un document important pour ton responsable.

• A faire (programmer):  ces tâches sont importantes mais moins urgentes. Tu dois énumérer ici les tâches que tu dois mettre dans ton calendrier.
  Un exemple de ce type de tâche pourrait être la reprise prévue depuis longtemps de ton activité de gymnastique.

• A faire plus tard (déléguer): ces tâches sont moins importantes pour toi, mais néanmoins assez urgentes.
  Un exemple serait quelqu’un qui vous demande d’assister à une réunion scout, vous pouvez déléguer ceci en le renvoyant vers une personne plus apte.

• Pas d’action: les tâches absolument pas prioritaires. A n’effectuer que lorsques toutes les tâches des quadrants précédents ont été effectuées.
  Par exemple: ranger ta chambre, trier tes photos.

4. Tiens un calendrier à jour

Pour éviter toutes mauvaises surprises dans ton emploi du temps, il est très important que tu tiennes un agenda à jour. Notes-y toutes les activités que tu as prévues chaque jour; par exemple : tes réunions pour les travaux de groupes, tes échéances, tes rendez-vous médicaux et même tes sorties avec tes copains déjà planifiées. Deux types de calendriers sont possibles de nos jours. Le classique sera en version papier et la version plus moderne serait le calendrier électronique. Il t’est même possible de synchroniser tous tes calendriers grâce à cette méthode (école, activité privée, association étudiante … ).  

Voici l’application que je te conseille: Google Calendar. N’hésite pas à bien choisir des couleurs différentes en fonction des activités (ex: université = bleu, scouts = vert, activités personnelles = rouge,…) et à bien y noter toutes tes activités.